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        【大咖分享】内审威力——IT采购舞弊现形记

        2019/04/10  来源: 中华会计网校  字体:  打印

               “在之前的几篇案例?#24418;?#20204;已经讨论过一些审计的?#35760;桑?#27604;如表面看起来是小问题,平时也都司空见惯甚至都不以为然,但是一旦用审计师的质疑态度层层深挖下去,结合换位思考的理念?#21512;?#24819;如果是由你来经手这项业务并想从中作假会怎么做,就会发现平淡的表象下其实隐藏着不简单的问题。”

        一次在对集团下属企业进行常规的审计过程中,我注意到该公司IT部门采购的不少IT配件都是以个人报销的形式入账的,一年采购金额近20万元。并且报销人都是主管这项业务的IT设备主管A,这引起我的注意。通过进一步的凭证检查,我们汇总了如下疑点:

        三个疑点

        1.通常情况下IT采购都应该是通过公司账户付款给指定供应商,为什么这些采购不同?

        2.这些采购的发票都来自一些不知名的小公司,虽均在省内但与我们子公司相隔甚远,搜索软件上也查不到店家所在地;

        3.凭证上有经理批准的采购订单,但没有收货签收单,无法确认实际采购明细。

        凭经验判断这其中肯定?#24418;?#39064;,但我并不想打草惊蛇。审计师发现的问题如果已经上升到对一个员工的?#24418;?#25805;守产生质疑的话,那接下来需要进一步检查其经手的其他业务。本质上来说,这里的审计逻辑与样本测试中的“一旦发现样本有错误,应当增加审计程序、扩大样本量”是同理的。

        IT设备有进就要有出。在调查?#24418;?#20204;发现主管A既负责设备采购,?#25351;?#36131;所有IT设备的处置报废。在这里又涉及到一个审计的经验之谈——大家可能还记得我在《我的内审案例(1)》里提到的存货舞弊。所有涉及到企业实物资产的审计手段中,最重要的一点就是核对账目和实物之间的关系,但这恰恰是很多审计师都容易忽略的一点。

        很多审计师来到客户办公室就一头扎进会议室,整日的审计工作都是围绕着账簿、凭证?#22836;?#35848;进?#26657;?#20294;却忘记了应该去客户的工厂?#23548;?#37324;走一走(固定资产、存货),忽略了去财务那里把票据、公章、网银密码器等查一查(银行账户及收、付款流程,不相容职权分离),更不会想到要去人资部把所有员工的名单导出来和工资表对一对(人员结构、社保、个税)。因?#21496;?#20250;产生我在《我的内审案例(3)》里讲到的,某四大审计团队,在工厂附近的办公楼里审?#31246;?#20010;月,却不知道新工厂早已投产的滑稽事。

        1疑点追踪

        关于IT设备的处置也同样存在账实核对的问题,淘汰的IT设备一般都需要列出清单,由IT部、财务部和其他相关部门确认审批之后,方可以从固定资产台账中核销。一般大多数企业的内部控?#24179;?#21040;此为止,审计人员也大都以被审批过的处?#20204;?#21333;作为审计依据,但其实更重要的是接下来的实物究竟是如何处置的。大家?#34892;?#36259;的话也可以了解一下自己的公司如何操作,估计大多数IT部门负责人都能按照套路讲一些大致的流程出来,但真正能?#30331;?#26970;说具体的人却不多。

        我们从财务部获取了最近一年的两次电?#28304;χ们?#21333;,显示一共处置了50台旧电脑。但这里仅仅指的是账面的处置,而不是实物处置,追问财务部时,却被告知其没有参与到具体的实物处置过程中。

        因为前述的设备采购?#26041;?#21457;现的疑点,让我不由得对旧电?#28304;?#32622;?#26041;?#20063;产生了不少疑惑。也许有人会说反正在公司账上已经全额提完折旧了,对公司还有什?#20174;?#21709;呢?在我看来,财务只是对公司业务和整体状况的众多?#20174;?#24418;式之一,而?#20063;?#21153;数据往往不能完全?#20174;?#20844;司的所有情况。比如电脑折旧只是财务概念,但从公司管理角度来说,公司采购的任何电脑直到报废处置之前都是公司财产。况?#19994;?#33041;里保存有大量的公司数据,电脑遗失会带来公司机密信息泄露的重大风险。

        对这两项潜在的审计发现的周边摸排工作结束之后,我?#21069;?#25490;了与A的直接访谈。并且我特意让IT部门经理参加,一来他是这两个事项的审批人,也是A的上司,对业务和团队员工负有责任;二来他的级别让其提供的审计信息更有说服力;第三,因为我预见到这次访谈可能会揭开舞弊问题的一角,有部门负责人在场就是一个见证。而且作为A的直属领导那么多年,IT经理也很难撇清关系,有些事情让他们当面对质也可以防止事后串供。但因为舞弊问题还没有作实,过早介入人资部门或者法务会显得小题大做,因此在权衡之后我决定带一个自己的同事,一共4人出席这个会议。

        2访谈论证

        落座寒暄之后,我们决定先讨论采购IT配件的问题,再讨论电?#28304;?#32622;问题。当时的访谈经过简述如下:

        问:请介绍一下这些采购IT配件的个人报销是怎样的情况?

        答:都是京东?#19979;?#30340;,因为不是京东自营店铺,所以发票都是不知名的店家开的。

        评:这个答案倒也合理,我对此并没有过多质疑,那就按着这个思路继续问。

        问:当时为什么选择了这些店铺,有没有做过供应商比较?

        答:做过比较,相比之下这些店家的性价比比较高。但没有保留当时的供应商比较的文件记录。这点确实是我们做的不好,以后一定改正。

        评?#22909;?#26377;记录就等于没做,这是企业内控的基本逻辑。但审计发现如果仅仅停留在“没有保留过程文件”这一点上就显得隔靴瘙痒,缺乏深度了。在访谈之前我们在京东上做?#24605;?#26684;比较,发现A采购的部分配件价格偏高,但讨论价格因素从来不在审计师专业范畴内,使用部门可以随便找100个理由告诉你为什么要买贵的。因此审计师还是从我们的专业角度继续挖——支持文件。

        问:购买这些配件用的是谁的京东账户?

        A答:我自己的私人账户。

        评:饶了一两圈后直奔主题,这是我的访谈风格,A也一改之前的侃侃而谈,变得有点局促起来,说话也显得更小心了。

        问:报销凭证里看不到收货单,只有发票上的总金额无法确?#19979;?#20102;些什么,要么你把京东的采购订单打印出来给我们看一下。

        A一时间支支吾吾说不上话来,顾左右而言他(省去1000字),在我的要求下,?#30446;?#36947;:那是我的私人账户,我不觉得我有义务把订单拿出来。

        评:要的就是这句话,我转脸看着IT经理,意思是:你的人这样回答你怎么看?之前他一直和A一唱一?#36864;?#30340;头头是道,现在如果还站在同一道战壕里跟我作对那就是自找苦吃了。

        IT经理对A说:即使是你的个人账户,毕竟是为公司花的钱,相关的订单拿出来看一下也是应该的。

        评:IT经理还算识时务,重要时?#35752;?#36947;该如何选边(?#21592;#?#36825;个道理通过他的嘴?#36864;?#20986;来还能给自己留个面?#21360;?/p>

        A答:以往的订单我已经都删除了。

        对于这一显然不合理的解?#20572;?#20010;中缘由大家也都心知肚明了。于是IT经理打圆场让A再看看有没有办法?#25351;?#35746;单,或者找京东?#22836;?#35797;试看。虽然大家都知道这种要求实际上不会得到什么结果,但作为审计我们也不想把场面弄得太难看。因为案件缘由已经查清了,就算现在松一把手审计后一起算账也无妨。况且我还有下一个问题要问。

        问:去年批准处置的两批电脑,后来是如何报废的?

        A答:就是?#20197;?#21306;里的供应商当废品卖掉的,卖掉前系统数据都删除了。

        问:卖废品的钱是谁收的?#31354;?#30446;都是怎么做的?

        答:钱好像是人资派人收的,账目财务都做好了。

        既然扯上了其他部门,我当即让同事叫来了人资和财务的老大。A大概平时遇到盘问习惯了打哈哈,没想到我会当场有所行动,一下子脸涨得通红。

        人资和财务看到会议室里的阵势,再一被?#23454;?#25910;款做账的问题,就猜出在讨论问题的严肃性,于是也立即表态没有参与过任何处置废旧电脑的活动。

        问:你再想想,废旧电脑是如何处置的。

        答:我想起来了,去年这些电脑都还没有处置,都放在办公室的仓库里。

        审计调查就是要趁热打铁,我当场让A带着我们去仓库盘点。结果折腾?#31246;?#22825;?#39029;?#26469;十几台,而且因为固定资产标签已经撕掉,也无法确认这十几台就是账目上的50台中的一部分。

        3尘埃落定

        之后我们顺理成章的把?#24405;?#36716;交给人资和该IT经理的上级主管,经过一番流程,公司最后的处理决定是让A自己辞职。

        回过头来看整个案例,其实表面上不合理的情况只有两点:

        1. 个人为公司购买IT配件并报销;

        2. 通常的旧电?#28304;?#32622;操作。

        我相信这些表面的“症?#30784;?#22312;很多公司都?#26657;?#32780;且多数情况下甚至不会被认为是问题,但用审计的方法一步步查下去却能挖出这么大的案?#21360;?#34429;然涉案金额也许并不大,但涉及到开除员工那一定是任?#25105;?#23478;企业都不会忽视的小?#24405;?#21543;。

        内部审计是一项特殊的工作,它存在的最大价值之一就是发现别人发现不了的问题并推动解决。而这些别人发现不了的问题,往往就掩盖在平时我们习以为常的细节里。

        审计技能提升

        作为审计新人,审计思维的养成、审计方法的实战锻炼和审计沟通?#35760;?#30340;提升,无疑是拦路的“三座大山?#20445;?#22312;翻越三座大山的过程中,若是能有一个好的向导领路,无疑是能取到事半功倍的效果。

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